Artikelen huren voor een bedrijfsfeest
Een bedrijfsfeest organiseren betekent vaak dat je veel meer nodig hebt dan alleen een geschikte locatie. Denk aan tafels en stoelen, verlichting, geluidsapparatuur, koelingen, een bar en natuurlijk de aankleding.
Zeker wanneer je een groter personeelsfeest, jubileum of bedrijfsborrel organiseert, kan de lijst met benodigdheden behoorlijk lang worden.
Al deze spullen aanschaffen is meestal niet nodig. Door artikelen te huren voor je bedrijfsfeest gebruik je de materialen alleen wanneer je ze daadwerkelijk nodig hebt. Na afloop gaan ze terug naar de verhuurder en hoef je zelf geen opslagruimte vrij te maken.
Maar welke spullen kun je huren voor een bedrijfsfeest? En waar moet je op letten voordat je een reservering maakt? Hieronder zetten we de belangrijkste aandachtspunten op een rij.
Welke spullen heb je nodig voor een bedrijfsfeest?
Wat je precies nodig hebt, hangt af van het soort bedrijfsfeest. Voor een kleine vrijdagmiddagborrel zijn een aantal statafels en een goede speaker misschien voldoende. Organiseer je een groot jubileumfeest voor medewerkers en relaties? Dan komen daar waarschijnlijk veel meer materialen bij kijken.
Maak daarom eerst een overzicht van het aantal gasten, de locatie en het programma. Vervolgens kun je bepalen welke feestartikelen je wilt huren.
Meubilair huren voor een bedrijfsfeest
Een lege evenementenruimte, bedrijfshal of buitenterrein moet eerst worden ingericht. Afhankelijk van het soort feest kun je verschillende soorten meubilair huren.
- Statafels
- Tafels en stoelen
- Loungebanken en loungemeubilair
- Barkrukken
- Buffettafels
- Terrastafels en terrasstoelen
Houd bij het bepalen van de aantallen rekening met het aantal gasten én het programma. Bij een informele bedrijfsborrel zijn bijvoorbeeld minder zitplaatsen nodig dan bij een bedrijfsdiner.
Licht en geluid huren
Muziek en verlichting bepalen voor een belangrijk deel de sfeer tijdens een bedrijfsfeest. Voor achtergrondmuziek heb je andere apparatuur nodig dan wanneer er een dj of band optreedt.
Denk bijvoorbeeld aan het huren van:
- Speakers en geluidsinstallaties
- Microfoons
- Mengpanelen
- DJ-apparatuur
- Feestverlichting
- Spots en sfeerverlichting
- Beamers en projectieschermen
Controleer vooraf welke aansluitingen en stroomvoorzieningen op de feestlocatie aanwezig zijn. Zo voorkom je verrassingen tijdens de opbouw.
Bar- en cateringartikelen huren
Bij een bedrijfsborrel of personeelsfeest horen natuurlijk ook hapjes en drankjes. Ook hiervoor hoef je niet alle materialen zelf aan te schaffen.
Je kunt bijvoorbeeld denken aan:
- Koelkasten en koelboxen
- Tapinstallaties
- Mobiele bars
- Glaswerk
- Servies en bestek
- Koffiemachines
- Buffet- en cateringmaterialen
Vraag vooraf bij de verhuurder na of materialen schoon moeten worden ingeleverd en of er aanvullende kosten gelden voor bijvoorbeeld reiniging, bezorging of ophalen.
Bedrijfsfeest buiten organiseren
Een bedrijfsfeest op het eigen terrein kan veel mogelijkheden bieden. Een parkeerplaats, bedrijfstuin of ander buitenterrein kan bijvoorbeeld tijdelijk worden omgebouwd tot feestlocatie.
Bij een buitenfeest speelt het Nederlandse weer natuurlijk een belangrijke rol. Het is daarom verstandig om rekening te houden met regen, wind én lagere temperaturen in de avond.
Partytenten en overkappingen huren
Met een partytent of tijdelijke overkapping creëer je een beschutte ruimte voor gasten, catering en apparatuur.
Kijk vooraf goed naar de beschikbare oppervlakte. Controleer daarnaast hoeveel ruimte rondom de tent nodig is om deze goed en veilig te kunnen plaatsen.
Verwarming en verlichting
Ook tijdens een mooie zomerdag kan het 's avonds behoorlijk afkoelen. Afhankelijk van het seizoen en de locatie kan extra verwarming daarom wenselijk zijn.
Daarnaast is goede verlichting belangrijk. Niet alleen voor de sfeer, maar ook om entrees, looppaden en andere belangrijke delen van het terrein voldoende zichtbaar te maken.
Waarom artikelen huren voor een bedrijfsfeest?
Veel materialen voor evenementen worden maar incidenteel gebruikt. Voor een bedrijf is het daarom lang niet altijd interessant om deze producten zelf aan te schaffen.
Spullen huren voor een bedrijfsfeest kan verschillende praktische voordelen bieden:
- Geen grote aanschaf: je betaalt voor tijdelijk gebruik in plaats van het product zelf te kopen.
- Geen langdurige opslag: na de huurperiode kunnen de artikelen terug naar de verhuurder.
- Flexibel per evenement: voor ieder bedrijfsfeest kun je andere producten en aantallen kiezen.
- Ruime keuze: je kunt artikelen zoeken die aansluiten bij de uitstraling en omvang van jouw feest.
- Herbruikbaar: hetzelfde artikel kan door verschillende huurders worden gebruikt.
Maak een checklist voordat je gaat huren
Een goede voorbereiding voorkomt dat je vlak voor het bedrijfsfeest ontdekt dat er nog belangrijke spullen ontbreken.
Beantwoord daarom vooraf bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Hoeveel gasten worden er verwacht?
- Wordt het feest binnen of buiten gehouden?
- Welke spullen zijn al op de locatie aanwezig?
- Hoeveel zit- en staanplaatsen zijn nodig?
- Is er voldoende stroom beschikbaar?
- Welke apparatuur is nodig voor muziek of presentaties?
- Wie verzorgt het eten en drinken?
- Moeten de gehuurde artikelen worden bezorgd?
- Wie verzorgt de opbouw en afbouw?
Met zo'n overzicht kun je veel gerichter zoeken naar geschikte huurartikelen en verhuurders.
Let goed op de huurvoorwaarden
Heb je geschikte artikelen gevonden? Kijk dan niet alleen naar de huurprijs. De voorwaarden kunnen per verhuurder en product verschillen.
Controleer onder andere:
- Wat precies bij de huurprijs is inbegrepen
- Hoe lang de huurperiode duurt
- Of er een borg wordt gevraagd
- Wat de bezorg- en ophaalkosten zijn
- Of je de artikelen zelf moet ophalen
- Wanneer de spullen retour moeten zijn
- Welke voorwaarden gelden bij schade
- Of er schoonmaakkosten van toepassing zijn
Reserveer populaire feestartikelen op tijd
Organiseer je het bedrijfsfeest op een populaire datum? Wacht dan niet tot het laatste moment met het zoeken naar huurartikelen.
Vooral tijdens de zomermaanden, rond feestdagen en in de periode van kerst- en nieuwjaarsborrels kan er veel vraag zijn naar bijvoorbeeld statafels, partytenten, verlichting en geluidsapparatuur.
Zodra de datum, locatie en het verwachte aantal gasten bekend zijn, kun je daarom alvast inventariseren welke artikelen je nodig hebt.
Huurartikelen voor je bedrijfsfeest vinden via RentGrid
Voor een bedrijfsfeest kunnen producten uit allerlei verschillende categorieën nodig zijn. Via RentGrid kun je zoeken naar artikelen die worden aangeboden voor verhuur.
Zo kun je op zoek naar meubilair, apparatuur, feestartikelen en andere benodigdheden voor jouw evenement, zonder dat je deze producten speciaal voor één gelegenheid hoeft aan te schaffen.
Ga je binnenkort een personeelsfeest, jubileum, bedrijfsborrel of ander zakelijk evenement organiseren?
Bekijk het huuraanbod op RentGrid en ontdek welke artikelen je voor jouw bedrijfsfeest kunt huren.